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システム導入ってどんな効果があるの?

次のような課題を解決することができます

スタッフの残業が多いわりに効率が上がらない。

データが分散していて、お客さんからの問い合わせに、即座に対応できなくなっています。また月次の集計では、データ入力作業での残業が常態化しています。欲しい情報を貰うにも、割り込みで作業を依頼せざるを得ず、組織としての効率は上がりづらい状態です。

ミスが減らない。あるいはミスを避けるための作業に無駄に時間がかかる。

複数箇所へデータ入力しているため、どれが正しいデータなのか簡単には、分からなくなっています。さらに紙での情報も混在するため、突き合わせる作業に時間がかかります。ミスを避けるために担当者は慎重に作業を行いますが、決してミスはなくなりません。

顧客に関する情報が共有されてないため、営業担当者がいないと業務が滞りがちである。

商談の状況や、受注から納品までの状況については、個々の営業担当者の口頭報告に頼らざるを得ず、今月の売上げがどうなっているかは、即時に分かりません。また、情報が共有されていないため、営業担当者がつかまらないと、業務が滞りがちで、スタッフのストレスが溜まっています。

どんな効果が得られるのか?

仕事のスピードが速くなる。

データを一元管理することで、スタッフの作業ミスが減り、二度手間が無くなります。毎回決まった作業はシステムが行うことで、スタッフの負担を肩代わりします。また必要な情報をタイムリーに引き出せることで、問い合わせ対応や社内資料作成の時間短縮ができます、会社全体での仕事のスピードが早くなることで、お客さまへのレスポンスアップや品質向上へとつながります。

経営判断のための情報を迅速に把握できる。

月々の受注状況や損益データを迅速に取り出すことができるため、異常値やボトルネックを早期発見できます。また数字情報をリアルタイムで共有することで、社員の意識向上につなげることも可能です。

目に見えないコストを削減できます。

定型的な作業をシステムに代行させること、複数個所へのデータ入力の手間を無くすことで人的コストを減らすことができます。事業活動の損益分岐点を下げることでの収益アップが望めます。

効果を上げるコツとは

課題に感じていること、やりたいこと、ありたい姿について、率直にお伝えください。

システム会社には、上の3点を率直にお伝えください。まとまっていないようでしたら、事前に整理してください。形式的にシステム開発作業を行ってしまうと、実際に使い始めたときに、ズレが出てしまう可能性があるからです。
そうではなく、問題意識の共有から入ったほうが、お客さまの意図に沿ったシステムを提供しやすくなります。システム会社は、お客様に改善案を提供するプロですが、課題に感じていること、やりたいこと、ありたい姿についてはお客様の中にしかありません。それをどれだけ伝えきるか、またシステム会社がどれだけ引き出せるかが効果を左右するポイントです。

業務についての情報をできるだけお伝えください。

業務は常に「自社専用」です。お客様の業務をシステム会社が把握することが非常に重要です。一見業務に関係なさそうに思えることを含めて、できるだけ情報を伝えるようにしてください。
またスタッフの協力体制を作ることはもちろん、経営者ご自身も参加するという姿勢が必要です。

全てをシステムに依存しないこと。

システム開発サービスを提供する当社が言うのも変ですが、ITありき、システムありきで考えると失敗します。お客様が抱えている課題を、システムによって改善できる部分と、業務手順によって改善できる部分を分けて考えることが大切です。
そして、システムによって対応する部分も、できる限り必要最小限に留めるのがベターです。 なぜなら最初から、システムと業務を一体化してしまうと便利な反面、システムを変えないと業務を変えられなくなるために、ビジネス変化への柔軟性が損なわれるからです。 それよりも、人力作業の部分を極力残しておいて、ボトルネックの大きい部分だけをシステムに任せるという考え方のほうが、うまくいきやすいですし、システムの開発コストを抑えることにもつながるため、投資対効果も良くなります。

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